Einsatzplanung-Software für Bauunternehmen im Vergleich

15. September 2026

Einsatzplanungs-Werkzeuge für den Bau unterscheiden sich weniger in ihren Funktionslisten als in einer Grundsatzfrage: Was ist die Planungseinheit — der einzelne Mitarbeiter mit seinen Terminen, oder die Kolonne, die wochenweise auf Baustellen steht? Dieser Vergleich stellt fünf Werkzeuge sachlich nebeneinander: HERO, ToolTime, Craftboxx, 123erfasst und BauPlaner. Alle Angaben zu Fremdprodukten stammen von den Produkt- und Preisseiten der Anbieter (Abruf: 15.09.2026, Quellen am Ende) — bewertet wird nicht, wie gut ein Werkzeug ist, sondern wofür es gebaut ist.

Wer hier verglichen wird — und wie

Die fünf Werkzeuge spielen nicht in derselben Kategorie, und das gehört an den Anfang: HERO und ToolTime sind All-in-One-Handwerkersoftware — Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung und Dokumentation gehören zum Paket, die Einsatzplanung ist eines von vielen Modulen. Craftboxx ist ein Spezialist für Einsatzplanung, 123erfasst kommt aus der Bau-Zeiterfassung und disponiert Personal und Geräte. BauPlaner ist ein reiner Kolonnenplaner ohne Büromodule. Fair vergleichen lässt sich deshalb nur die Einsatzplanung selbst — genau darauf beschränkt sich dieser Artikel. Wer eine Komplettlösung fürs Büro sucht, muss zusätzlich andere Dinge vergleichen.

Die fünf Werkzeuge im Steckbrief

• HERO — „das Betriebssystem fürs Handwerk”: Die digitale Plantafel führt Mitarbeiter und Ressourcen (Fahrzeuge, Maschinen, Werkzeuge) in Zeilen, mit Ansichten vom Tag bis zum Monat, Terminen per Drag & Drop und Abwesenheiten mit Genehmigungslauf. In der mobilen App wird die Plantafel laut Anbieter „nicht grafisch dargestellt” — Beschäftigte sehen dort ihre eigenen Termine.
• ToolTime — Handwerkersoftware mit Terminplanung je Mitarbeiter: Tages- und Wochenansicht, Terminkonflikte werden direkt angezeigt, dazu eine Kartenansicht mit den Routen der Mitarbeiter — eine Auslegung für Betriebe mit vielen einzelnen Einsätzen beim Kunden.
• Craftboxx — Spezialist für Einsatzplanung: Alle Mitarbeitenden haben eine eigene Reihe in der Plantafel und lassen sich „in Teams und Kolonnen” zusammenfassen; Werkzeuge und Fahrzeuge sind zuweisbar, bei Doppelbuchungen warnt das System. Der Anbieter nennt als Zielgruppe Betriebe ab zehn Mitarbeitenden.
• 123erfasst — bau-spezifisch, aus der Zeiterfassung gewachsen: disponiert „Projekte, Geräte oder Personal” per Drag & Drop, Personal „einzeln oder in der Kolonne”; die Mitarbeitenden sehen ihre Schichtpläne in der App. Preise sind modular je Nutzer und Monat.
• BauPlaner — reiner Planer für Baubetriebe mit eigenen Kolonnen: Geplant wird die Kolonne als Ganzes, in Arbeitstagen und Kalenderwochen, über alle Baustellen in einer Zeitleiste. Konflikte erscheinen als Hinweise — Doppelbelegung, fehlendes Gewerk, verletzte Reihenfolge, Abwesenheit —, ohne das Speichern zu blockieren. Den Bauzeitenplan gibt es als PDF für Büro, Kolonne und Auftraggeber; auf Wunsch arbeitet ein Assistent per Telegram mit.

Der Kern: Wer oder was wird geplant?

Der Unterschied dahinter ist keiner der Qualität, sondern des Zwecks: Termin-Plantafeln beantworten die Frage „Wer fährt morgen zu welchem Kunden?” — dafür sind Tages- und Wochenansichten, Routen und Echtzeit-Benachrichtigung gebaut. Die Kolonnenplanung beantwortet eine andere Frage: „Steht jede Kolonne in den nächsten Wochen auf der richtigen Baustelle, und was passiert, wenn sich ein Gewerk verschiebt?”

Ein Beispiel macht das greifbar. Beim Baugeschäft Huber & Sohn — unserem frei erfundenen Musterbetrieb mit vier Kolonnen — ist die Dach-Kolonne in KW 37 versehentlich auf zwei Baustellen versprochen: Dachstuhl am Anbau Lindenstraße 12 und Dachsanierung an der Kita Sonnenweg. Das ist der klassische Fall, an dem sich die Ansätze scheiden. Wo je Mitarbeiter geplant wird, besteht diese Woche aus vielen Einzelterminen mehrerer Personen auf zwei Baustellen — wer den Fehler sucht, prüft Termine. Wo die Kolonne als Ganzes geplant wird, ist dieselbe Woche genau ein Balken je Baustelle, und die Kollision ist ein einzelner Hinweis mit Kalenderwoche und Baustellennamen. Je mehr parallele Vorhaben ein Betrieb fährt, desto mehr entscheidet diese Flughöhe darüber, ob der Plan trägt.

Drei Dinge tauchen auf den Produktseiten der vier anderen Werkzeuge dabei nicht auf, weil sie dort nicht das Thema sind (Stand 09/2026): Reihenfolgen zwischen Arbeitspaketen mit Wartezeiten — Trocknung als geplante Zeit —, die Unterscheidung zwischen Entwurf und festgeschriebenem Termin, und ein automatischer Planentwurf, der jede Zuordnung begründet. In BauPlaner sind genau diese drei der Kern, und aus ihnen entsteht auch der Bauzeitenplan als PDF. Umgekehrt gilt genauso ehrlich: Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen, die bei HERO und ToolTime zum Paket gehören, hat BauPlaner bewusst nicht.

Preise und Vertrag (Listenpreise, Stand 15.09.2026)

Die Preismodelle sind strukturell verschieden: Bei Staffeln nach Nutzern oder Betriebsgröße hängt der Monatspreis davon ab, wie viele Personen planen, lesen oder die App nutzen sollen — das rechnet jeder Betrieb am besten mit seiner eigenen Kopfzahl auf der jeweiligen Preisseite nach. Ein Festpreis je Betrieb bleibt dagegen gleich, ob zwei oder zwanzig Personen in den Plan schauen. Aktions- und Staffelkonditionen ändern sich; maßgeblich ist immer die verlinkte Preisseite des Anbieters.

Für wen was passt

• Viele kurze Kundeneinsätze, Routen, Echtzeit-Info ans Team — dafür sind Termin-Plantafeln wie die von ToolTime gebaut.
• Alles aus einer Hand fürs Büro, von der Kalkulation bis zur Rechnung, mit Einsatzplanung als Teil des Pakets — das ist der HERO-Ansatz.
• Bau-Zeiterfassung plus Personal- und Gerätedisposition, auch für größere Betriebe — dafür ist 123erfasst positioniert.
• Einsatzplanung als Spezialwerkzeug mit Team-Gruppierung und Material-/Werkzeugzuweisung ab etwa zehn Mitarbeitenden — das ist das Craftboxx-Profil.
• Ganze Kolonnen über mehrere Baustellen, in Kalenderwochen gedacht, mit Reihenfolgen, Trocknungszeiten und einem Bauzeitenplan, der aus der echten Planung entsteht — dafür ist BauPlaner gebaut; wie das konkret aussieht, zeigt die Seite zur Kolonnenplanung, und im Einsatz steht es zum Beispiel bei WAGNER Bau.

Und genauso ehrlich andersherum: Wer Zeiterfassung, Angebote oder Rechnungen im selben Werkzeug braucht, ist bei BauPlaner an der falschen Adresse. BauPlaner ersetzt nicht die Bürosoftware — es ersetzt die Magnettafel und die Excel-Blätter daneben und lässt sich deshalb auch neben einem der anderen Werkzeuge betreiben.

Quellen und Stand

Alle Angaben zu Fremdprodukten stammen von diesen Anbieter-Seiten, abgerufen am 15.09.2026: hero-software.de/preise und die Plantafel-Seiten unter hero-software.de/features/baustellenplaner · tooltime.app/preise und tooltime.app/baustellenplanung · craftboxx.de/einsatzplanung und craftboxx.de/preise · 123erfasst.de/planung und 123erfasst.de/preise. Die genannten Marken gehören ihren jeweiligen Inhabern; Konditionen und Funktionsumfänge können sich ändern — maßgeblich sind die Anbieter. Dieser Vergleich ersetzt keine eigene Prüfung im Betrieb.

Der nächste Schritt

Planungsansätze vergleicht man am besten nicht auf Papier, sondern am Plan: Im Musterbetrieb steht ein frei erfundener Baubetrieb mit vier Kolonnen und mehreren Baustellen zum Ausprobieren bereit — mit Doppelbelegung, Urlaubskonflikt und Trocknungszeit, wie sie im Alltag vorkommen. Eine halbe Stunde darin zeigt deutlicher als jede Tabelle, ob Kolonnenplanung die Frage Ihres Betriebs ist.